ระบบแจ้งเตือนวันครบกำหนดสัญญาเช่า กับ ครบกำหนดใบแจ้งหนี้
ระบบแจ้งเตือนที่เพิ่มเข้ามาจะใช้สำหรับตั้งค่าการส่งอีเมลไปแจ้งลูกค้าล่วงหน้า กรณีที่สัญญาเช่าของลูกค้าใกล้จะหมดอายุ กับ กรณีที่ใกล้ถึงกำหนดชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
ขั้นตอนแรก เมื่อเข้าระบบมาแล้วให้คลิกเลือกที่ ตั้งค่าข้อมูลระบบ >> การแจ้งเตือน
ขั้นตอนที่สอง หลังจากที่คลิกเลือกการแจ้งเตือนแล้ว ก็จะเข้ามาในหน้าของ การแจ้งเตือน
การตั้งค่าหน้าการแจ้งเตือน
- เปิด-ปิดการใช้งานแจ้งเตือน
- กำหนดวันที่แจ้งเตือนล่วงหน้า เช่น แจ้งก่อนถึงกำหนด 7 วัน หรือ 15 วัน หรือ 30 วัน
- เปิด-ปิดส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงาน
- เลือก user ของพนักงานที่ต้องการให้ส่งแจ้งเตือน
- เปิด-ปิดส่งแจ้งเตือนไปยังลูกค้า
- เลือก template ของ อีเมล ในระบบจะมีเมนู "ข้อมูลอีเมลเทมเพลต" สำหรับสร้างเนื้อหาที่จะส่งไปในอีเมลแจ้งเตือน
- ตั้งค่าขั้นสูง จะใช้สำหรับตั้งค่าแบบแยก ระหว่างข้อมูลการเช่า กับ ใบแจ้งหนี้ ได้ เช่น กำหนดให้แจ้งเตือนเฉพาะใบแจ้งหนี้อย่างเดียว หรือ กำหนดวันที่แจ้งเตือนของข้อมูลการเช่า 30 วัน แต่ของใบแจ้งหนี้ตั้งแค่ 7 วัน สามารถตั้งค่าไม่เหมือนกันได้ ดังนี้
1.เปิด-ปิด ขั้นตอนการตั้งค่าขั้นสูง
2.เปิดใช้งานแจ้งเตือนข้อมูลการเช่า
3.ระบุการแจ้งเตือนก่อนครบกำหนดล่วงหน้า
4.เลือกรูปแบบการส่งแจ้งเตือนการเช่าให้กับพนักงาน
5.ระบุพนักงานที่ต้องการให้ส่งอีเมลล์
6.เลือกรูปแบบการส่งแจ้งเตือนการเช่าให้กับลูกค้า
7.เลือกรูปแบบเทมเพลตที่จะให้ส่งกับลูกค้า
8.เปิดใช้งานแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้
9.ระบุการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ก่อนครบกำหนดล่วงหน้า
10.เลือกรูปแบบการส่งแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ให้กับพนักงาน
11.ระบุพนักงานที่ต้องการให้ส่งอีเมลล์
12.เลือกรูปแบบการส่งแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า
13.เลือกรูปแบบเทมเพลตที่จะให้ส่งกับลูกค้า
เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่ม บันทึก
เมื่อถึงเวลาที่กำหนดจะมีข้อความที่ตั้งค่าไว้ส่งเป็นอีเมล์ให้กับพนักงานคนนั้นๆ ที่ได้ระบุไว้
รูปแบบหรือข้อความในอีเมลล์ที่จะส่งแจ้งเตือน ซึ่งเราสามารถเพิ่มรูปแบบ หรือแก้ไขรูปแบบได้ โดยไปแก้ไข้ที่เมนูข้อมูลอีเมลเทมเพลต
เพียงแค่นี้ก็จะได้ระบบแจ้งเตือนเมื่อครบกำหนดสัญญาเช่า กับ ครบกำหนดใบแจ้งหนี้ แล้ว